Paie

4 bonnes raisons d’opter pour l’externalisation de la paie

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En 2020, le marché de l’externalisation de la paie était évalué à près d’1,3 milliard d’euros. Et pour cause, dans un contexte mouvant et incertain, la délégation à un spécialiste de l’externalisation de la paie constitue plus que jamais pour les organisations un levier de sécurisation et d’agilité.

4 bonnes raisons d’opter pour l’externalisation de la paie - © D.R.
4 bonnes raisons d’opter pour l’externalisation de la paie - © D.R.

Une raréfaction des compétences

Après un départ massif de la génération des baby-boomers à la retraite, le secteur de la paie subit encore aujourd’hui la perte de nombreux experts spécialisés dans ce domaine.

« Force est de constater que les nouvelles générations qui arrivent depuis sur le marché de l’emploi ne possèdent pas forcément la même expertise et ont aujourd’hui culturellement de nouvelles attentes qui ont entrainé une certaine tension sur le métier de la paie », souligne Thomas Barber, responsable marketing stratégique de l’offre RH au sein de Sigma, éditeurs de solutions RH.

Cette raréfaction des compétences et de spécialistes s’est ainsi traduite par une forte augmentation du salaire d’embauche des gestionnaires de paie, qui est ainsi passé, en Ile de France, de 34 000 euros annuels en 2017 à près de 40 000 euros en 2020.

Une pénurie d’experts et une hausse du coût des ressources humaines qui incitent ainsi de plus en plus d’entreprises à se tourner vers un spécialiste de la paie en externe. 

Une sécurisation des process

La crise du COVID a également joué un rôle en faveur de l’externalisation de la paie. Ainsi, face à la pandémie, l’administration a dû, afin de soutenir l’activité des opérateurs économiques, prendre dans l’urgence des dispositions en termes d’activité partielle, de gestion de l’absentéisme ou encore de report des cotisations. Des évolutions qui ont ainsi imposé aux organisations de mettre à niveau rapidement leur réglementaire de paie, et cela avec un risque d’erreur.

Dans un tel contexte, l’externalisation s’affiche ainsi comme un levier de sécurisation.

« Pour 60 % des responsables RH, la conformité à la législation apparaît ainsi comme leur première préoccupation et la sécurité des process arrive en deuxième position », met en avant Thomas Barber.

Il s’agit aujourd’hui, plus que jamais, de produire des paies justes, en temps et en heure. Une mission de plus en plus complexe à l’heure où les dispositions s’accumulent et évoluent constamment, et que les ressources expertes disponibles sur le marché de l’emploi en tension créent désormais un risque sur la sécurisation des process.

« Non seulement, un risque sur la justesse des paies, mais aussi sur le respect des délais puisqu’il s’agit de tenir le calendrier de paie, de collecter les éléments variables pour alimenter les calculs de paie, sans oublier de réaliser tous les contrôles de manière renforcée pour disposer de paies justes », ajoute-t-il.

Dans ce contexte, le spécialiste de l’externalisation de la paie apparaît également comme un gage de sécurisation du processus de paie en termes de justesse et de délai.

Une prédictivité des coûts

Autre avantage et non des moindres de l’externalisation de paie : la liquidité ou la prédictivité des coûts. Redevances logiciels, coût des personnels présents et ceux indisponibles… Dans le cadre d’une gestion de la paie en interne, le coût total de possession (TCO) est souvent difficile à calculer.

A contrario, lorsqu’une organisation s’adresse à un spécialiste de l’externalisation, les deux entités se mettent d’accord sur un périmètre donné : planning de paie, délais à respecter, contraintes de justesse, indicateurs de qualité.

« Dans ce cadre, le responsable de l’externalisation de la paie est en mesure de proposer à son client un coût de bulletin qui sera honoré sur toute la durée du contrat et lui apporte ainsi une lisibilité et une prédictibilité du coût pour la gestion de sa paie », explique Thomas Barber.

Une meilleure agilité

Enfin, si l’on tient compte des contextes économique et géopolitique récents, avec la poussée de l’inflation ou encore le conflit en Ukraine, force est de constater que les entreprises sont confrontées à des réorientations et des arbitrages business qui les contraignent à une certaine agilité. Ces dernières peuvent ainsi être amenées à faire le choix de rapatrier des entités qui étaient à l'étranger.

« Là encore, ces réorganisations, fusions-acquisitions, cessions de compagnies et les mouvements de personnel qui les accompagnent, imposent beaucoup d’agilité que des organisations non spécialistes de la paie peuvent avoir du mal à assumer », observe Thomas Barber.

Une externalisation apporte de la flexibilité dans le process et peut ainsi s’adapter constamment aux changements découlant du cadre réglementaire ou des choix stratégiques de l’entreprise. Sans compter qu’une offre d’externalisation se présente sous différentes options : partielle ou totale.

  • Dans le premier cas, l’opérateur garantit à son client la conformité réglementaire et le maintien en condition opérationnelle de son système d’information, et la paie continue d’être traitée par des gestionnaires de paie en interne.
  • Dans le cas d’une externalisation totale ou BPO (Business Process Outsourcing), la totalité du process paie est externalisée auprès du spécialiste.

« Selon ses choix d’organisation et ses besoins, le client peut ainsi passer d’un modèle à l’autre et ce, de manière pérenne ou ponctuelle : il n’est donc jamais prisonnier de son niveau d’externalisation », conclut le responsable marketing stratégique de l’offre RH. 

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