Gestion de la paie : les clés d’une externalisation réussie
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Suivre les évolutions légales, traiter les déclaratifs… Prises par les activités chronophages liées à la paie, nombre d’entreprises cherchent des solutions pour se dégager du temps. Et pouvoir se recentrer sur leur expertise RH. L’externalisation de la paie en est une
Focus sur les atouts et les clés de cette alternative.
Confier son volet paie : pour quels bénéfices ?
S’il est un univers où les lignes bougent, c’est bien celui de la paie. Avec la nécessité, pour les entreprises, de s’adapter en permanence. « Suivre les changements demande de maintenir ses compétences paie à jour et de disposer également de ressources suffisantes en interne, confirme Jérôme Pernaudet, consultant SIRH chez Sigma. Choisir de se tourner vers un partenaire, dont c’est le métier, peut donc s’avérer utile. »
Pour l’entreprise, l’externalisation de la paie offre ainsi un ensemble d’avantages. Outre la maîtrise des coûts et le temps gagné, qui lui permet de se consacrer à ses missions stratégiques, elle bénéficie d’un traitement administratif RH fluide et sécurisé. Fort d’une expertise métier dans ce domaine, Sigma a développé pour cela une plateforme en ligne de gestion de la paie.
A cela s’ajoutent l’accompagnement et les conseils sur mesure. « Via une équipe de juristes, Sigma assure une veille légale et réglementaire permanente, ce qui libère l’entreprise de toute cette complexité, précise Jérôme Pernaudet. Le client optant pour l’externalisation profite, de plus, d’un accompagnement personnalisé par des experts en gestion de paie. »
Externalisation partielle, externalisation totale
En fonction de ses contraintes et de sa stratégie RH, l’entreprise peut opter pour une externalisation partielle de la paie ou une externalisation totale de la paie.
Dans le 1er cas, elle confie à son partenaire la veille légale et conventionnelle ainsi que la mise à jour des paramétrages et du réglementaire de paie. Dans le 2nd cas, celui d’une externalisation totale, elle lui délègue l’ensemble du processus paie, depuis la veille juridique jusqu’à la production des bulletins et des déclaratifs. De quoi avoir l’esprit tranquille…
Quels que soient le type d’entreprise et son secteur d’activité, Sigma dans tous les cas s’adapte. « Entre ces deux niveaux différents, nous pouvons proposer une externalisation intermédiaire de la paie, qui réponde parfaitement aux besoins spécifiques du client », commente Jérôme Pernaudet.
Les 3 clés pour réussir ce projet
La mise en place de l’externalisation de la paie, pour être un succès, demande réflexion, écoute, méthode et quelques autres composantes essentielles.
Accompagnant régulièrement ce type de projet stratégique, Jérôme Pernaudet a identifié pour sa part 3 clés de réussite :
1) Une communication de qualité : « Nous nous inscrivons avant tout dans une logique de partenariat avec notre client. Il est important d’établir un bon relationnel avec les interlocuteurs, que nous suivrons dans la durée, ainsi que des points de projets réguliers avec eux. »
2) La maîtrise des spécificités du client : « En amont de l’externalisation, nous procédons à un audit de ses règles de paie. Ce cahier d’analyses nous sert de bible pour assurer les paramétrages et les validations, lors des contrôles de paie. »
3) La définition d’un calendrier de paie : « Pour l’élaborer, le client doit se poser, pour chaque étape, un certain nombre de questions comme « Quelles sont les tâches à réaliser chaque mois ? », « Qui fait quoi ? », « A quel moment précis ? », etc. Ce qui permet d’identifier les responsabilités de chacun et de planifier avec précision les ressources humaines, dont l’entreprise aura besoin. »
Autant de clés pour confier en toute sérénité la gestion de sa paie… SIGMA s’occupe de tout !