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BDES : les pièges à éviter face aux changements entre 2021 et 2022

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Un récent webinaire des Editions Tissot a permis de réaliser un tour d’horizon sur l’actualité BDES, un sujet important pour les entreprises. Olivier Castell, expert en droit du travail et relations sociales, répond à certaines questions posées dans ce cadre.

Editions Tissot : BDES online - © D.R.
Editions Tissot : BDES online - © D.R.

Comment gérer les aides reçues dans le cadre du plan de relance étatique face à la crise Covid-19 ?

Faut-il préciser les montants dans la BDES ?

Les aides publiques à destination de l’entreprise doivent être détaillées dans la base de données économiques et sociales ou BDES en application des articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail.

L’employeur doit préciser « la nature de l’aide, son objet, son montant, les conditions de versement et d’emploi fixées, le cas échéant, par la personne publique qui l’attribue et son emploi ». 

Seule une entreprise couverte par un accord d’entreprise ou un accord de branche la dispensant de la communication de ses informations peut s’affranchir de décrire les différentes aides publiques.

Concernant les aides perçues dans le cadre du plan de relance étatique Covid, ces informations doivent être transmises lors de la consultation sur les orientations stratégiques et donneront lieu à un avis distinct des élus.

L’abondement correctif du CPF pour manquement aux obligations relatives à l’entretien d’évolution professionnelle doit être intégré à la BDES. Mais fait-il l’objet d’une information/consultation en CSE ? 

Concernant les abondements des entretiens, devons-nous noter l’abondement maintenant ? 

Il n’y a pas à procéder à une consultation particulière au titre des abondements-sanctions du CPF pour manquement aux obligations relatives à l’entretien d’évolution professionnelle.

Les données en question seront à mettre à jour à l’occasion de la première consultation sur la politique sociale de l’entreprise ou sur les orientations stratégiques intervenant dans l’entreprise.

Si aucun salarié n’a obtenu une majoration, doit-on indiquer « 0 salarié » ?

Tant que vous ne serez pas amené à verser l’abondement-sanction des 3000 euros pour un salarié, la donnée concernée dans la BDES restera à 0.

Dans le bilan social, l'émission CO2 de l’entreprise figure-t-elle déjà ?

Pas dans le cadre défini par la loi. Il reste bien entendu possible pour une entreprise de compléter son bilan social par un bilan environnemental. Certaines entreprises parlent ici de bilan carbone. Mais c’est une disposition non prévue actuellement dans le Code du travail.

Les seules informations environnementales incluses à ce jour dans la BDES sont celles fournies par les entreprises concernées par l’obligation d’établir une déclaration de performance extra-financière.

Toutes les données environnementales de cette déclaration doivent être reproduites dans la BDES.

Comme évoqué lors du webinaire, la BDES va bientôt peut-être intégrer de nouvelles informations sur l’impact environnemental de l’entreprise.

Est-ce obligatoire de communiquer le résultat de l’index dans la BDES ? 

  • Sur l’index, cela signifie-t-il qu’il faut expliciter dans la BDES les modalités de calcul et ne pas simplement mettre le résultat de chaque indicateur ? 

  • En février de chaque année, je remets un PowerPoint avec tous les éléments de l’index égalité HF. Suis-je obligé de le rattacher également à la BDES ? 

  • Le fichier Excel du Gouvernement doit-il être fourni au CSE ?

En matière d’index égalité professionnelle femmes-hommes, l’entreprise est soumise simultanément à plusieurs obligations, sans qu’il y ait d’ordre entre elles.

  • résorber les écarts constatés entre la situation des femmes et des hommes dans l’entreprise, sous peine de pénalité financière.
  • respecter des obligations de publicité des résultats de l’entreprise, par le biais en principe du site Internet de l’entreprise (d’autres publicités existent aussi).
  • communiquer des informations aux élus du CSE par le biais de la BDES. 

Sur les informations à communiquer aux élus, la loi vient apporter certaines précisions. Pour les questions non traitées, faute d’autres informations légales ou de retours des juges, on ne peut que donner des interprétations juridiques personnelles. Les entreprises confrontées à de telles interrogations doivent se rapprocher de leur conseil juridique pour déterminer la conduite à tenir.

Que dit la loi ? L’employeur doit informer les élus du résultat final obtenu, des différents indicateurs mesurés, des résultats par indicateurs et par catégorie, de la méthode utilisée pour arrêter les catégories et répartir les salariés, des mesures de correction envisagées ou mises en œuvre, des raisons ayant rendu impossible la mesure d’un indicateur.

Il est même précisé dans l’article D. 1142-5 du code du Travail que ces informations doivent comporter toutes les précisions utiles à leur compréhension. Le tout étant à inclure dans la BDES avant le 1er mars chaque année (sous réserve des adaptations pour 2021 ayant fait l’objet de précisions dans le webinaire).

Par exemple, la loi ne donne pas la rubrique dans laquelle déposer ces données. Mais l’employeur ne peut pas substituer une information orale ou la remise d’un document, même informatique, à son obligation de dépôt au sein de la BDES.

En gardant à l’esprit que l’absence de BDES à jour sur la mesure de l’index pourrait selon l’interprétation des pouvoirs administratifs ou judiciaires conduire au prononcé de la sanction prévue pour non-atteinte de la note minimale de 75 points. Même pour l’entreprise atteignant ou dépassant cette note !

Pour les communications sur l’index égalité professionnelle, doit-on communiquer sur un format spécifique ou peut-on simplement partager le document Excel type qui a servi au calcul ?

Comme indiqué ci-dessus, la loi ne rentre pas dans le détail de la forme de la communication auprès des élus. Les seules indications portent sur le contenu des informations à transmettre et sur l’obligation de les transmettre en les intégrant dans la BDES.

Il ne semble pas nécessaire de communiquer l’ensemble des opérations menées pour aboutir aux notes.

La seule diffusion des indicateurs mesurés, de la méthode suivie pour le calcul (notamment le découpage pour créer des catégories de comparaison), des notes obtenues sur chaque indicateur (par catégorie) et de la note globale semble suffire. A compléter ensuite avec les explications en l’absence de note et les mesures envisagées pour corriger les écarts constatés.

Pour aider ses utilisateurs, la solution BDES Online des Editions Tissot propose une aide thématique pour savoir ce qu’il faut faire figurer dans chaque rubrique de la BDES.

Des tableaux vous permettent aussi de savoir, pour chacune des consultations obligatoires, quelles sont les informations à donner aux élus et comment nous conseillons de les classer dans la BDES.

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