Tout sur la Base de Données Unique (BDU)

Comment la mettre en place ? Quelles informations devra-t-elle contenir ? Quelles seront ses conditions d’accès ? Le point avec l'éditeur Cegedim SRH.

Qu’est-ce-que la BDU ?

La loi de sécurisation de l’emploi a créé le principe d’une base de données unique : il s’agit d’une base de données économiques et sociales qui regroupe l’ensemble des informations que l’employeur doit remettre au comité d’entreprise.
Elle sera accessible de manière permanente et améliorera la lisibilité de ces informations, favorisera leur appropriation et les échanges constructifs entre les représentants élus et la direction de l’entreprise.

Qui aura accès à la BDU ?

La loi garantit uniquement l’accès de la BDU aux :

• Membres des comités d’entreprise, aux comités d’établissements, aux comités centraux d’entreprises,
• Membres du comité d’hygiène, de sécurité des conditions de travail,
• Délégués syndicaux
• Délégués du personnel lorsqu’ils exercent les attributions économiques du comité d’entreprise.

L’accès est réservé aux titulaires et aux suppléants.

Comment mettre en place la BDU ?

La mise en place de la BDU se fait en trois étapes :

1. La mise en place initiale de la BDU - Au 14 juin 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés.
   - Au 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés.
2. L’intégration des données historiques
   Lors de la première année de mise en place (2014 ou 2015 selon la taille de l’entreprise), il y a une tolérance permettant de ne pas intégrer les données rétrospectives (n-2 et n-1) dans la BDU.
   Lors de la seconde année, ces données devront figurer dans la BDU.
3. La substitution aux rapports des informations-consultations périodiques
   Au 31 janvier 2016, la BDU a vocation à remplacer, en partie, la remise par l’employeur de documents d’informations spécifiques à l’occasion de chacune des informations ou consultations périodiques prévues par la loi.

A quel niveau mettre en place la BDU ?

Le niveau de référence pour la mise en place de la BDU est celui de l’entreprise.
La BDU reste facultative au niveau de l’établissement et du groupe.

Quelles sont les informations contenues dans la BDU ?

Il s’agit de données sociales et financières.
Les données doivent être intégrées et classées selon l’arborescence dégagée par le décret d’application n° 2013-1305 du 27 décembre 2013.

Quelle est la temporalité des données ?

Pour chaque indicateur, les données doivent portées sur 6 années (à partir de la 2d année) :

• Les 2 années précédentes (n-2 et n-1),
• L’année en cours (n),
• Les perspectives sur les 3 années suivantes (n+1, n+2, n+3).

Quelle est la mise à jour des données ?

La BDU doit être régulièrement mise à jour, au minimum à la périodicité prévue pour les réunions d’informations ou de consultations correspondantes au comité d’entreprise.
Exemple : les informations trimestrielles données au comité d’entreprise (article L 2323-46 et -50 du Code du travail) devront être mises à jour trimestriellement dans la BDU.
Chaque mise à jour doit donner lieu à une information des utilisateurs légaux.

Quelles sont les conditions d’accès de la BDU ?

La BDU est accessible en permanence aux personnes limitativement énumérées par la loi.
La notion de permanence ne s’entend pas comme une obligation, pour les entreprises, de rendre la BDU accessible aux élus 24h/24 et 7j/7.

Quelle forme doit prendre la BDU ?

La loi laisse le choix aux employeurs entre un support informatique ou papier.
Si le choix se porte sur un support informatique, il est important que les caractéristiques techniques du support permettent la reproduction, la copie, l’extraction et la réutilisation des données.
Il faut également veiller à l’archivage des données.

Quelles sont les informations confidentielles de la BDU ?

L’ensemble des personnes ayant accès à la BDU est tenu par une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

• L’employeur doit préciser, de façon expresse, quelle information à un caractère confidentiel.
• L’employeur doit indiquer la durée du caractère confidentiel de ces informations.

A propos de Cegedim SRH
Cegedim SRH est un acteur incontournable du marché des solutions et des services RH. L’entreprise  dispose d’une
expertise de plus de 25 ans dans le domaine de la gestion des salaires et des Ressources Humaines.
Présente en Suisse, en France et au Royaume-Uni, Cegedim SRH compte parmi ses clients des entreprises nationales
et internationales, de tous secteurs d’activité, issues des grands comptes et du mid-market.
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