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La gestion documentaire, une alternative au SIRH

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Face au flux de documents administratifs inhérents à la vie de l’entreprise, les solutions de gestion électronique de documents (GED) font figure d’alliées. Comment ces outils couvrent-ils certaines fonctionnalités SIRH ? Quels avantages y trouvent les entreprises ? Le Livre Blanc, édité par DocuWare et réalisé par Markess by Exægis, répond à ces questions.

DocuWare : la gestion documentaire, une alternative au SIRH - © D.R.
DocuWare : la gestion documentaire, une alternative au SIRH - © D.R.

Annabelle Régnault, manager marketing France chez DocuWare - © D.R.
Annabelle Régnault, manager marketing France chez DocuWare - © D.R.

Alors que la digitalisation des documents s’amorçait déjà au sein des entreprises, la crise sanitaire et l’avènement du télétravail n’ont fait que renforcer le besoin en solutions dédiées.

« Si au début de la pandémie beaucoup de services RH ont utilisé des outils collaboratifs grand-public qui n’étaient pas sécurisés, non conformes au RGPD, 65 % d’entre elles - selon l’étude menée par Markess by Exægis -, considèrent désormais l’automatisation, la simplification et l’accélération de leur processus documentaire comme un enjeu majeur », détaille Annabelle Régnault, manager marketing France chez DocuWare.

CV, contrats de travail, avenants, notes de frais, factures, rapports d’entretiens annuels, sollicitation de congés payés, de formation… La GED qui rend accessible, en temps réel, l’ensemble des documents RH, est devenu indispensable.

« Ces solutions permettent de gérer le cycle de vie complet d’un document, de leur capture à leur centralisation dans une armoire numérique sécurisée, conforme au RGPD, en passant par leur traitement automatisé, collaboratif, tout en assurant leur traçabilité », ajoute-t-elle.

Aussi pour les PME qui recherchent des solutions simples, à même de réduire les coûts et le temps de traitement des documents, la GED semble plus adaptée qu’une solution SIRH.

D’ailleurs, selon une enquête menée en 2020 auprès de 370 professionnels RH,

  • moins de 20 % d’entre eux déclaraient attendre des fonctionnalités avancées et de conseils basés sur l’IA et le big data.
  • Quand 59 % estimaient que la digitalisation complète de la fonction RH n’était pas efficace.

« D’autre part, ces solutions renforcent la satisfaction et l’expérience des collaborateurs en interne, via un accès permanent à leurs documents, à distance », précise la manager marketing France de DocuWare.

La GED, un levier d’action face à la loi sur la facturation électronique

Avec la loi sur la facturation électronique obligatoire qui prendra effet en 2024, l’automatisation des processus métier contribue également à l’attrait de plus en plus prégnant des PME pour la GED. Mais les grandes entreprises ne sont pas en reste.

« Chronopost, qui compte 3900 collaborateurs et a distribué 176 millions de colis en 2019, a choisi la GED DocuWare pour la digitalisation de ses dossiers RH, son accès en mobilité et en télétravail, afin de faciliter le quotidien des collaborateurs. Aussi, la dernière campagne d’intéressement de l’ensemble du personnel de la société, soit 4000 collaborateurs concernés, a été menée via la solution, avec en quelques jours, 70 % des choix des employés recueillis à distance » détaille Annabelle Régnault.

De son côté, la Fondation Delta Plus, acteur du secteur médico-social qui emploie 700 salariés et travailleurs en ESAT (dont une majorité en CDD), a choisi DocuWare pour la digitalisation et le suivi des contrats de travail, la dématérialisation des fiches de paie et la gestion des accidents du travail.

« Pour eux, l’atout de la solution réside aussi dans sa grande souplesse d’utilisation et la personnalisation des workflows. Ils se sont vraiment appropriés l’outil ». ajoute Annabelle Régnault.

Enfin les utilisateurs saluent l’accompagnement sur-mesure des partenaires intégrateurs de DocuWare, rapidement disponibles car implantés sur l’ensemble du territoire qui les ont formés aux paramétrages et à la mise en place de l’outil. Et ce, afin d’être autonome quant à la gestion.

Pour en savoir-plus, téléchargez le Livre Blanc DocuWare : La GED, une alternative au SIRH

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