Dématérialisation : les process RH les plus et moins touchés

Factures, bons de commande, relevés bancaires… Si la dématérialisation a envahi peu à peu l’ensemble des sphères de l’entreprise, en est-il de même au sein des ressources humaines ? Focus sur les process RH qui se prêtent plus ou moins au jeu de la dématérialisation.

Du succès de la dématérialisation…

Dans un environnement de plus en plus compétitif, la dématérialisation est rapidement devenue pour les entreprises un véritable enjeu économique. Au sein des ressources humaines, elle s’est faite de manière plus progressive, et à plusieurs niveaux. « Ce sont les processus classiques de la gestion administrative qui ont été les premiers touchés et sont encore aujourd’hui le plus impactés puisque ce sont ceux qui génèrent et utilisent le plus de documents papiers », explique Pascal Le Fèvre, directeur Consulting chez HR Path. La dématérialisation du dossier professionnel du salarié, la gestion des absences et des congés payés arrivent ainsi aujourd’hui en bonne place. « La dématérialisation de ces processus a en effet rapidement permis de gagner du temps, de supprimer les documents papiers de ces processus, et de bénéficier d’intégrations directes dans les systèmes d’informations », confirme Olivier Laurent, directeur général du Groupe Althéa. Ensuite, les processus dits de développements RH tels que le recrutement, la formation ou encore les entretiens d’évaluation sont également impactés par la dématérialisation. « Dans le cadre d’un recrutement, une demande d’approbation d’ouverture de postes est par exemple, typiquement un processus où la dématérialisation à la fois du document, mais aussi du flux opérationnel va être utile », souligne Pascal Le Fèvre.

… au peut mieux faire

Si le Code du Travail (article L.3243-2) autorise, depuis le 12 mai 2009, l’employeur, avec l’accord du salarié concerné, à remettre le bulletin de paie sous forme électronique, celui-ci est encore loin d’être généralisé au sein des entreprises, loin s’en faut. Ainsi, « lorsqu’une entreprise décide de mettre en place un bulletin de paie dématérialisé, celle-ci recueille rarement l’accord de plus de 30 % de ses salariés », rappelle Annabelle Girault, consultante chez Danae Conseil. Une situation qui pourrait tout de même rapidement évoluer dans les années à venir puisque le projet de loi El Khomri prévoit que chaque employeur pourra, dès janvier 2017, décider unilatéralement de transmettre à ses salariés leurs bulletins de salaire par voie électronique. Des process, tels que les campagnes de rémunération ou de Comp & Ben, sont également encore à la traîne en matière de dématérialisation. Les raisons ? « Probablement, parce que ce sujet reste assez complexe avec de multiples niveaux de validations très différents selon les sociétés », répond Olivier Laurent. Enfin, la dématérialisation des contrats de travail reste, elle aussi, encore peu répandue au sein des entreprises. « Elle nécessite une signature électronique qui est encore assez inexploitée et pas toujours simple à mettre en place pour l’entreprise », explique, pour sa part, Annabelle Girault.

Stéphanie Marpinard