Dématérialisation RH : le cas EY

En à peine deux ans, le cabinet de conseil et d’audit EY (ou Ernst & Young) est arrivé à un degré de dématérialisation particulièrement élevé. Dans une gestion électronique des documents, EY dématérialise directement à la source les documents des collaborateurs. Un système rapidement adopté dans l’entreprise.

En termes de dématérialisation, le cabinet d’envergure internationale EY ne partait pas de zéro. «  Nous avions déjà un système de gestion des absences ainsi qu’un système de facturation dématérialisé », précise la responsable SIRH Sonia Cluzet. La gestion du onboarding et des départs et le processus de recrutement l’étaient également quand le projet de dématérialisation des flux documentaires RH est arrivé. « Si nous nous étions contenté de dématérialiser à partir du document papier, nous aurions continué à générer du papier, à scanner. Nous avons simplement voulu diminuer la création des documents originaux », poursuit-elle.

Une mise en oeuvre rapide

Tout a donc été très vite, tel que le souhaitait EY. La rapidité de mise en oeuvre a d’ailleurs fait partie des critères déterminants à l’heure du choix de la solution deux ans en arrière. En mars 2012, c’est Primobox qui remportait l’appel d’offre pour une première mise en production en décembre 2012. « Le prestataire nous a construit une offre sur mesure. Il a pris l’engagement de nous servir sur tous les plans : la gestion électronique des documents, la gestion des flux et le coffre-fort », énumère Sonia Cluzet. EY a également été séduit par la transversalité de ce spécialiste de la dématérialisation : « Il ajoute de la cohérence interservices », indique la responsable SIRH.

Une liste fournie de documents

Aujourd’hui, pour les collaborateurs, la signature est devenue électronique, le dossier d’accueil, la carte vitale, la carte d’identité sont stockées sur la plateforme d’onboarding, des coffres-forts entreprise et salariés ont été créés afin de recueillir les flux dématérialisés dont le bulletin de paie. Chaque mois, de nouveaux documents sont venus s’ajouter à une liste de plus en plus fournie : contrats de travail, avenants, attestation de garde d’enfant, attestation de travail, demande de télétravail… Bientôt, le certificat d’aptitude de la médecine du travail le sera également.

D’après les données recueillies par l’entreprise auprès des collaborateurs, les taux d’adhésion sont très satisfaisants. « Nous bénéficions d’excellents retours. Le meilleur d’entre eux demeure lorsque nous recevons des demandes complémentaires », signale  la DRH Anne-Marie Husser. 40 % des collaborateurs ont également opté pour la dématérialisation de leur bulletin de paie, un taux relativement satisfaisant au regard des freins culturels qui existent encore autour de cette question. Tout le monde y trouve son compte : l’entreprise jouit d’une plus forte attractivité auprès de candidats ravis de pouvoir postuler en quelques clics, les collaborateurs profitent d’un environnement de travail plus confortable et les équipes RH consacrent désormais plus de temps à l’accompagnement et au suivi.

Aurélie Le Caignec