Dématérialisation RH : des avantages et quelques freins

Plusieurs domaines RH sont concernés par la dématérialisation : la rémunération, le recrutement, la formation, la gestion des talents, l’intégration des nouveaux collaborateurs… Les offres des éditeurs sur le marché sont nombreuses mais quels sont les bénéfices pour les entreprises ? Et existe-t-il encore des freins ?

L’exemple très spécifique du bulletin de paie

2009 marque sans aucun doute un tournant pour la dématérialisation RH. La loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures valide l’usage du bulletin de paie électronique en France. « C’est la date qui revient fréquemment dans la bouche des DRH. Beaucoup de communication avait été faite autour de la dématérialisation du bulletin de paie. Mais dans les faits, une minorité d’entreprises ont fait ce choix. Et très fréquemment, les clients réimpriment les bulletins », explique Hélène Mouiche, analyste senior au cabinet d’études Markess.

Encore aujourd’hui, des freins existent en ce qui concerne la dématérialisation du bulletin de paie. Rappelons-le, le bulletin de paie électronique demeure le seul document RH qui requiert l’accord du salarié avant d’être dématérialisé. La volonté de la direction ne suffit donc pas face aux craintes des salariés. Pour certains, la perception du toucher papier les rassure encore tandis que la conservation de ce précieux document numérique suscite de nouvelles interrogations, chez les jeunes générations notamment. C’est sans doute pour cette raison que certaines entreprises, adeptes de la dématérialisation RH, proposent de plus en plus à leurs salariés la possibilité d’accéder à un coffre-fort numérique qui leur serait propre et qu’ils pourraient conserver au-delà de leur vie passée dans l’entreprise.

Une dématérialisation de plus en plus généralisée

Malgré ces quelques réticences autour du bulletin de paie, la dématérialisation RH suit une progression grandissante. « Les résistances sont de moins en moins fortes », constate Caroline Panhard, directrice marketing chez Novapost. Les chiffres ne mentent pas. Le carnet de commande de l’éditeur affiche 100 nouveaux clients en 2014 en plus des 150 clients déjà en production.

Il faut dire que la dématérialisation concerne aujourd’hui pratiquement tous les pans des ressources humaines. Le bulletin de salaire, la gestion des heures supplémentaires, la gestion des congés, les attestations de frais professionnels au rayon paie. Le contrat de travail, l’avenant, le CV et la lettre de motivation au rayon recrutement. Le DIF, la convocation à une formation, le contenu e-learning pour la partie formation. La présentation de la mutuelle entreprise, la convocation à la visite médicale pour la partie santé. Sans oublier les fiches de poste, les parcours carrière, les certifications, les agréments très souvent accessibles sur l’intranet de l’entreprise.
Les avantages sont nombreux : un gain de temps, des coûts réduits, un accès à une information centralisée, une possibilité de suivi à partir de bases de données… Selon Célia Vedovotto, consultante chez Convictions RH, « la dématérialisation facilite la communication des informations. Elle permet au salarié d’avoir une vision plus claire à l’instant T et au manager de passer plus de temps dans l’analyse des documents que dans leur recherche. »

Deux dématérialisations distinctes

Deux dématérialisations sont toutefois à distinguer, comme le rappelle Hélène Mouiche :  « La dématérialisation au sens numérisation de documents et celle déjà nativement électronique par l’intermédiaire du logiciel utilisé dans l’entreprise.  » C’est sur ce dernier aspect que les évolutions sont les plus fortes. Les solutions RH sur le marché proposent de plus en plus ce type de fonctionnalités et de manière de plus en plus poussée. L’éditeur SilkRoad permet ainsi la dématérialisation de l’ensemble du processus d’onboarding. « Le livret d’accueil par exemple représente un coût de 15€ d’impression environ sans compter que certaines sociétés doivent parfois l’envoyer par la poste. De plus en plus, celles qui disposent du produit onboarding chez nous, font le choix du livret en ligne sous la forme d’un site Internet. Le ROI est rapidement important », signale Didier Bichon, vice-président de SilkRoad en Europe. L’éditeur Profilsoft a dématérialisé une grande partie des documents que se transmettent managers, opérationnels et candidats lors du processus de recrutement. «  Les entreprises bénéficient d’une meilleure traçabilité de l’information et d’une meilleure réactivité dans le processus », a pu constater Aurélien Scappe, directeur marketing et commercial chez Profilsoft. 

À en croire les spécialistes, les bénéfices de la dématérialisation peuvent être tels qu’ils permettraient à la fonction RH d’atteindre une nouvelle dimension de responsabilité dans l’entreprise comme le pense Caroline Panhard : « En passant moins de temps sur des tâches chronophages, la fonction RH peut vraiment améliorer la performance et la productivité de l’entreprise. »

Aurélie Le Caignec