Tribune - 5 erreurs à éviter dans la mise en place de la BDES par Adeline Darnay

1- Minimiser les investissements techniques

La loi impose aux entreprises de plus de 300 salariés de disposer d’une BDES. En revanche, elle ne précise pas quel type de support peut l’accueillir.Etant donné le caractère stratégique des informations qui sont susceptibles d'être échangées, il est primordial de ne pas sous estimer ce choix qui, certes, engendre des coûts. S’orienter vers une solution informatique plutôt qu’un document Excel semble être la décision la plus sage. A condition que cette solution soit un outil décisionnel simplifié et qu’elle ne nécessite pas de maintenance trop lourde.

2- Bâcler la phase de concertation

La BDES est une opportunité, pour les entreprises, de co-construire un dialogue social avec leur IRP. Plutôt que de foncer, tête baissée, dans la mise en place de ce socle d’informations, mieux vaut concerter les services directement impactés par cette nouvelle obligation : ressources humaines, direction financière, direction des systèmes d’informations…Plusieurs questions peuvent être soulevées : est-ce pertinent de compartimenter les données de la BDES ? Faut-t-il prévoir différents niveaux d’accès entre les utilisateurs ? Quelle périodicité de mise à jour choisir ?

3- Sous-estimer le niveau de sécurité

Puisqu’elles portent sur les orientations stratégiques des entreprises, les informations sociales et financières contenues dans la BDES sont confidentielles. Aussi, il est primordial de s’assurer que leur consultation, leur extraction et leur archivage sont bien encadrés. Une entreprise qui s’oriente vers une solution informatique doit, par exemple, s’assurer que l’accès à la BDES repose sur un niveau d’authentification élevé et que chaque consultation des utilisateurs est tracée. Une charte d’utilisation à destination des utilisateurs peut également être rédigée.

4- Laisser les utilisateurs autonomes

Considérer la conduite du changement comme une action isolée sans impact est une erreur. Puisqu’avec la BDES, les IRP consultent des informations auxquels les managers n’ont pas accès, il s’agit d’instaurer une relation de confiance entre ces différentes fonctions. Même si les IRP, les comités de direction, de pilotage et les comités exécutifs sont habitués à traiter des données, mieux vaut également les former à l’occasion d’un parcours pédagogique dédié leur permettant, par exemple, d’exploiter des informations dans un but prospectif.

5- Ne pas assurer la continuité de la base

Capitaliser sur la BDES pour favoriser la transparence des informations est la bonne attitude à avoir. Pour faire de ce socle d’informations un outil de travail, il est pertinent d’ajouter des rubriques nominatives en plus des huit fixées par la loi et de diffuser des documents supplémentaires (bilan social, accord de branches…)… Bref, de l’enrichir au fur et à mesure que se construit le dialogue social. Il est ; par ailleurs, conseillé de suivre des indicateurs invariables comme des catégories de métiers afin de pouvoir faire des comparaisons, d’une année sur l’autre.