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Changement de logiciel de paie : c’est maintenant ! 4 critères pour bien choisir

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Pour changer son outil de gestion de paie, il vaut mieux le faire en début d’année pour assurer la meilleure transition. Les entreprises doivent anticiper dès maintenant pour janvier 2022 ! Quels sont les critères essentiels pour choisir la bonne solution ?

Changement de logiciel de paie : c’est maintenant ! 4 critères pour bien choisir - © D.R.
Changement de logiciel de paie : c’est maintenant ! 4 critères pour bien choisir - © D.R.

Définition d’un cahier des charges, paramétrage, rodage… Le choix d’un nouvel outil de gestion de paie nécessite en amont différentes étapes et un questionnement de fond sur ses attendus.

David Verhaegen, chef de produit paie chez Bodet Software, précise les critères sur lesquels être particulièrement vigilants lors du choix de sa future solution de paie.

Les mises à jour légales et conventionnelles dans les solutions de gestion de paie

Dans un cadre législatif et conventionnel en mutation permanente, sélectionner des éditeurs et des solutions en capacité de se mettre à jour régulièrement apparaît comme une priorité.

« Le contexte réglementaire est de plus en plus volumineux, complexe et constamment en évolution, en paie comme en DSN. On l’a vu avec la mise en place du prélèvement à la source, ou plus récemment avec le dispositif d’activité partielle. Aussi, avec un éditeur réactif qui va actualiser l’outil en fonction des nouvelles législations, une entreprise sera plus sereine car déchargée des risques liés à la veille réglementaire, et gagnera un temps précieux », préconise David Verhaegen.

Ainsi, une solution de paie en Cloud (ou Saas) est un choix judicieux car elle facilite les mises à jours en temps quasi réel. 

Une solution paie intégrée étroitement avec les autres logiciels de gestion 

Partager les informations au moyen d’une interface native avec les logiciels SIRH et de gestion des temps est également un atout essentiel. Les informations relatives à l’état-civil des salariés, à leur emploi, absences et variables de paie (comme les calculs d’heures supplémentaires, compteurs de primes…) doivent pouvoir être transférées automatiquement vers le logiciel de paie.

« Cette absence de ressaisie améliore la fiabilité en diminuant significativement les risques d’erreur. Le gain de temps considérable qui en résulte permet aussi au gestionnaire paie de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que le contrôle de paie ou le traitement des particularités occasionnelles », affirme David Verhaegen de Bodet Software.

En aval, le logiciel de paie retenu doit être en mesure d’exporter des données de paie vers d’autres systèmes de gestion. Certaines solutions de paie permettent, à partir des informations de la DSN, de générer des indicateurs RH pour produire les reportings sociaux comme la BDES ou l’index égalité homme/femme. « De quoi apporter une forte valeur ajoutée et un gain de temps pour un document qui doit être mis à jour très régulièrement », souligne David Verhaegen.

Le service et l’accompagnement au-delà du seul outil de paie

Tenir compte du service associé, et notamment de l’assistance-support, est aussi capital lors du choix de sa solution de paie.

« Par exemple, le paramétrage initial d’une solution de gestion de paie est une étape majeure, qui conditionne la justesse des futures paies. Pouvoir compter sur une équipe d’experts - maîtrisant à la fois la législation paie et les fonctionnalités techniques de l’outil - est primordial à ce stade. »

Une fois le logiciel mis en place, une entreprise doit pouvoir s’appuyer sur une hotline experte et réactive.

« Nos clients nous demandent régulièrement conseil sur la réalisation d’actions spécifiques comme les soldes de tout compte ou les blocs de régularisation DSN. »

Se renseigner précisément sur le contenu du service de support lors de la sélection de la solution de paie est une précaution qui peut faire gagner beaucoup de temps par la suite. 

Internaliser ou externaliser sa paie ? Et pourquoi pas les deux …

Enfin, le choix d’internaliser ou d’externaliser sa gestion de paie doit être réfléchi au regard de divers critères : coûts, ressources disponibles en interne, temps passé… Toutefois, certaines solutions du marché offrent la possibilité de « switcher » d’une paie internalisée à un service externalisé.

« Chez Bodet Software, nous offrons la possibilité aux entreprises qui gèrent leur paie en interne de nous déléguer ponctuellement la réalisation de leur paie en cas d’imprévu (gestionnaire de paie malade, absent…) sur une période déterminée. Cela est vécu comme une véritable sécurité pour nos clients dont la paie repose sur une seule personne », conclut David Verhaegen.

Diverses pistes à explorer pour trouver le logiciel de paie le mieux adapté à vos besoins…

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