DSN : ce hub des données sociales en transformation permanente

La DSN est-elle l’ADN des données sociales ? Nous parlons d’une plateforme publique, unique en son genre en Europe, et atypique avec son profil de hub de données sociales sous un angle d’exploitation multi-opérateurs. Elle fait quasiment l’unanimité dans les communautés de DRH et de gestionnaires de paie.

L’engouement autour de la DSN - pour Déclaration Sociale Nominative - ne se dément pas. Certes, les plus anciens responsables de paie racontent avoir connu quelques sueurs froides avec certaines étapes du méga-chantier qui a démarré en test en 2013 avec des développements qui se poursuivent et une feuille de route en cours d’établissement pour la période 2027-2030… Mais personne ne voudrait revenir en arrière.

« Dans mes anciennes fonctions (revendeur Sage Paie), j’ai connu l’arrivée de la DSN, sa mise en place et son intégration chez des clients. Comme toute nouveauté quand elle arrive, cela semble très compliqué. Certains assuraient que c’était plus simple avec des formulaires papier auparavant. On pouvait rayer, remplacer les éléments avec du correcteur et le problème était résolu. Aujourd’hui, tout le monde s’accorde à dire que la DSN est vraiment un outil centralisateur qui simplifie grandement les déclarations sociales, que ce soit côté employeur ou côté organisme social. Ce serait difficile de revenir en arrière. C’est désormais intégré dans la culture RH des entreprises », déclare Freddy Ollier, Consultant expert DSN du groupe Spartes.

Entre produit intégré dans leurs suites logicielles ou exploité en mode autonome, l’exploitation de la DSN est une mine d’or que les éditeurs de logiciels de gestion de paie et des start-up se sont appropriés.

Entre la gouvernance, l’infrastructure technologique, la feuille de route de déploiement des fonctionnalités visant à dématérialiser et à synchroniser les données sociales issues du produit de la paie et la création de bouquets de services pour simplifier la vie des entreprises et des organisations publiques (en particulier le portail Net-entreprises.fr inauguré en septembre 2000), les enjeux ne manquaient pas pour le GIP-MDS (acronyme de Groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales), dont la création remonte à la même année.

25 ans plus tard, le GIP-MDS existe toujours avec un renouvellement de la gouvernance survenu en avril 2025 : Marc Luccioni a été nommé Président et Stéphane Seiller a pris la fonction de directeur générale.

Le duo a succédé à Éric Hayat à la présidence du GIP-MDS (et cofondateur de l’ESN Steria devenue Sopra Steria) et Élisabeth Humbert-Bottin à la direction générale du GIP-MDS qui ont tenu la barre avec ténacité à la tête d’un projet complexe qui contribue au bon fonctionnement du système de protection sociale en France.

« Nous sommes parvenus à 90 % du potentiel de simplification acquis par la DSN. Donc c’est un dispositif qui est désormais bien posé et qui fonctionne », déclare Stéphane Seiller, le nouveau DG de GIP-MDS, dans un entretien disponible dans ce dossier spécial.

L’envergure de la DSN

Indicateurs d’activité

Pour appréhender la DSN, il faut saisir l’effort de dématérialisation et d’harmonisation de l’exploitation des données sociales. En sortie de l’acte de paie, la DSN réunit et remplace plus de 80 formulaires déclaratifs.

Elle alimente tous les organismes de protection sociale relevant de la sphère publique et privée, ainsi que les administrations utilisant les données issues de la paie. Ce qui recouvre les sphères fiscales (pour le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu) et du travail et de l’emploi.

Dans un webinar organisé le 16 septembre 2025 par l’ANDRH et Cegid (disponible en replay) intitulé « Ce que la DSN dit (ou cache) de votre politique RH », Jérôme Ricard, Product Marketing Manager Paie chez Cegid, présentait quelques indicateurs de la DSN :

• au moins 75 procédures qui existaient avant 2015 remplacées par la DSN
• 2,4 millions de DSN déposées chaque mois dont 50 % par les experts-comptables, partenaires des TPE-PME
• une couverture de 29 millions d’individus chaque mois (toute la population active salariée est représentée), correspondant à 35 millions de contrats
• taux de conformité : 97,4 %

Un sujet que Cegid regarde avec un grand intérêt. L’éditeur délivre des bulletins de paie à 7 millions de salariés et se considère comme le 2^e acteur des solutions de paie.

« Pour les RH, c’est une photographie vivante de l’emploi en France et c’est en tout cas une matière précieuse pour les politiques publiques d’avoir l’ensemble de ces données », évoque Jérôme Ricard lors de ce webinar.

« C’est un gain colossal en charges administratives, en fiabilité, c’est aussi un rythme qu’on a donné au service de paie : une déclaration et une mensualisation qui est au même rythme que les bulletins de paie. »

Fonctionnement

Le slide ci-dessous, issu du webinar de l’ANDRH avec Cegid, résume parfaitement le rôle central joué par la DSN pour redistribuer les données sociales aux parties prenantes impliquées dans la protection sociale en France.

Depuis la mise en place du prélèvement à la source en 2019, la DSN alimente désormais des relations tripartites : entreprises, organismes impliqués dans la protection sociale et désormais les salariés.

La DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et sur des signalements d’événements.

Son suivi nécessite une vigilance de la part des gestionnaires de paie. Car un manque de rigueur ou une négligence peut avoir impact sur les droits sociaux des salariés. Une erreur dans la DSN peut entraîner un retard, un calcul erroné voire une absence de mise à jour de certains droits : retraite, indemnités journalières (en cas de maladie ou d’accident de travail), chômage (si un salarié perd son emploi, ses droits au chômage sont calculés à partir des informations fournies via la DSN).

« C’est la première brique de l’édifice des droits sociaux. Chaque ligne de paie qui a été transmise vient nourrir un patrimoine de données sociales », évoque Jérôme Ricard.

La DSN vue par les DRH

Un passage obligé plus ou moins chronophage

C’est entendu. La DSN est une déclaration en ligne produite chaque mois à partir de la fiche de paie. Par conséquent, au nom d’une entreprise qui emploie des salariés, le DRH, qui peut cumuler ou déléguer le rôle de gestionnaire de paie, est tenu d’effectuer le process à partir d’un logiciel de paie compatible DSN ou via le portail Net-entreprises.fr ou par l’intermédiaire d’un expert-comptable.

Il s’agit de renseigner deux types d’informations :

• les données relatives à la paie de vos salariés
• les événements relatifs à la situation de vos salariés : maladie, fin de contrat.

« Ce suivi DSN nécessite une journée par mois en moyenne pour la gestion d’effectif sur 4 sociétés de Nexans France du groupe Nexans. Mais la répartition du temps dédié s’échelonne sur le mois », indique Céline Poujade, Responsable Paie Adjointe chez Nexans, que l’on retrouve dans un entretien croisé avec Act-On dans ce dossier spécial.

Elle témoigne de la place de la DSN dans une chantier de migration SIRH.

« Avec la transition, nous avons plus de contrôles et d’autonomie dans la gestion de la DSN avec Cegid Payroll Ultimate. L’intégration de la DSN dans le logiciel de paie simplifie l’usage et c’est plus ouvert. »

Une DSN déposée par les entreprises qui est scrutée par l’Urssaf de l’autre côté du miroir DSN. « Dans la communauté des parties prenantes de la DSN, c’est l’Urssaf qui reçoit le plus de données de la DSN. L’intégralité des DSN déposées par mois - ce qui représente un volume d’environ 2 millions de DSN - est vérifiée par nos soins », explique Ghania Abbar, Directrice-Adjointe de la Direction de programme de la conformité des données sociales de l’Urssaf Caisse nationale, qui précise la portée de l’organisme dans un autre entretien inclu dans ce dossier spécial.

DSN : le maillon final de la production de paie

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  « Dans les entreprises de 1000 à 2000 salariés, ou dans celles comptant plusieurs établissements, notre principal interlocuteur est le gestionnaire de paie, qui va gérer la production de bulletins de paie et le volet DSN associé. Lorsqu’une entreprise doit gérer 5000 salariés à déclarer chaque mois, elle se dote souvent d’un expert dédié à la gestion de la DSN.

• Pour une PME de 50 à 150 salariés, il faut consacrer une demi-journée par mois au traitement de la DSN : traitement, génération, contrôle, dépôt… puis, pour un traitement optimisé, le gestionnaire doit vérifier le lendemain que les CRM sont valides sans anomalie signalée.
• Dans le quotidien des gestionnaires, c’est plutôt la génération de la DSN qui peut provoquer de la frustration car cela demande un peu de temps. 10 minutes pour générer une déclaration, c’est trop long pour un gestionnaire. Cela peut dépendre des outils logiciels, du réseau informatique ou de la qualité de la bande passante, ou encore des mesures de sécurité informatique instaurées par l’entreprise », explique Freddy Ollier au nom de Spartes.
  
  
• « Je pense que les gestionnaires de paie n’ont pas forcément tous conscience du nombre d’informations transmises via le fichier DSN et de son importance. Certains vont considérer que la transmission de la DSN avec des anomalies non bloquantes est un souci connexe. Sans vraiment évaluer l’impact potentiel sur la vie du salarié. Au-delà de la partie monétaire et paiement des charges qui sont importants, la dimension qualitative comme la qualification du salarié (temps complet, temps partiel…) ou les évolutions de contrat au cours d’une carrière ne sont pas forcément prises en compte. Cela peut être aussi une erreur de base comme deux chiffres inversés en enregistrant le numéro de sécurité sociale d’un salarié ;
• Le gestionnaire de paie devrait acquérir le réflexe de consulter l’ensemble des CRM mis à sa disposition après dépôt. Une fois les éléments déposés, il devient impossible de revenir en arrière. En revanche, le gestionnaire de paie devra corriger l’information le mois suivant, grâce à des blocs spécifiques. C’est parfois complexe pour eux. Cela dépend des outils, des compétences et du temps tout simplement. Car les gestionnaires de paie sont souvent très occupés par la production de paie alors que la DSN constitue le maillon final. Certains seraient tentés de prendre des raccourcis, face à une tâche chronophage qui revient régulièrement. Parmi les multiples tâches d’un gestionnaire de projet, la qualité de DSN n’est pas forcément la priorité.
• Cela devrait changer avec la DSN de substitution qui arrive en 2026. Le gestionnaire de paie devra s’impliquer dans un contrôle au mois le mois pour corriger les anomalies qui remontent. Passé 2 mois, en cas d’inaction de l’employeur, une DSN de substitution annulera la précédente », poursuit Freddy Ollier.

La DSN vue par les éditeurs de solutions logicielles de paie ou les spécialistes

Les logiciels permettant de réaliser les paies sont le vecteur incontournable de la DSN. La qualité des données déclarées en DSN étant un enjeu majeur pour garantir les droits des individus, les éditeurs de logiciels de paie sont partie prenante dans le processus de fiabilisation des DSN.

Une charte d’engagement mutuel a été rédigée au démarrage de la DSN par les organismes de protection sociale et leurs ministères de tutelle. Elle a été mise à jour en 2024 afin de conclure le partenariat entre la protection sociale et les éditeurs de logiciel.

En signant cette charte, les éditeurs de logiciels s’engagent officiellement pour l’ensemble de leur gamme logicielle sur :

• la complétude fonctionnelle de leurs logiciels,
• la conformité vis-à-vis de la norme NEODeS (Norme d’Echanges Optimisée des Données Sociales) et des fiches consignes associées.

Tout éditeur sérieux de logiciel de paie en France se doit de disposer d’une expertise DSN complémentaire. Voici la liste la plus récente des éditeurs signataires de la charte disponible via Net-entreprises.fr.

« Nous recensons 250 éditeurs en contact avec nous. Il faut probablement doubler le nombre d’éditeurs de la gestion de la paie en France pour disposer d’un panorama global. Sachant que la DSN se fait par une vingtaine d’éditeurs, qui couvrent 95 % de la paie en France. Nous dénombrons entre 500-600 versions logicielles différentes de logiciels de paie qui tournent en France », déclare Stéphane Seiller, DG de GIP-MDS qui cumule cette fonction avec celle de responsable de la mission interministérielle des Données sociales.

À côté des éditeurs logiciels, une myriade de cabinets conseils comme Spartes ont pris position pour épauler les entreprises sur la DSN. Pour renforcer son champ d’action, le cabinet de conseil pour la performance RH et Finance, a acquis en octobre 2024 l’éditeur D-Crypta, qui développe le logiciel Visual-DS qui permet aux entreprises de visualiser et de gérer la DSN.

• « Spartes réalise des audits de conformité de la DSN et organise des formations auprès de ses clients. Nous proposons des offres forfaitaires à la journée mais aussi des abonnements mensuels (une dizaine de clients ont opté pour cette formule) ou annuels pour un suivi régulier. Nous réalisons en moyenne 5 à 6 audits de conformité DSN par mois. Pour un effectif de 1 000 salariés, nous avons besoin de 3 à 5 jours pour régulariser la situation.
• Un effet déclencheur peut être l’arrivée d’un nouveau DRH dans une entreprise qui s’aperçoit que le sujet de la DSN n’est pas suffisamment traité et qu’il faut dresser un état des lieux pour voir comment améliorer la situation.
• Un DRH peut aussi faire appel à nos services pour sensibiliser la population des gestionnaires de paie à la DSN de substitution et procéder à une montée en compétences de l’équipe lors d’une formation dédiée », indique Freddy Ollier, Consultant expert DSN de Spartes.

Prochaine échéance à scruter : la DSN de substitution

« Avant 2025, la priorité de la DSN était la simplification, avec le regroupement de toutes les cotisations et déclarations sociales dans une seule déclaration. Désormais, la priorité est élargie à la fiabilité des données et leur temporalité, afin de garantir les droits sociaux des salariés, notamment pour la retraite et les indemnités chômage », commente Jérôme Ricard, le représentant de Cegid pour le webinar spécial DSN organisé en septembre par l’ANDRH.

L’arrivée prochaine de la DSN de substitution s’appuie sur 2 postulats de la DSN :

• La qualité des données déclarées en DSN est cruciale pour garantir la justesse des droits sociaux des individus : allocations, indemnités journalières ou chômage, droits retraite
• La fiabilisation des DSN est à réaliser par le déclarant au fil de l’eau.

À partir de juin 2026, l’Urssaf pourra émettre une DSN de substitution si des anomalies non traitées par l’employeur ou le tiers déclarant persistent sur certaines données malgré plusieurs relances par le biais de comptes rendus métiers (CRM). Un canal formalisé de communication à retenir dans l’univers de la DSN : ce rapport permet à l’organisme ou l’administration concernée de faire un retour aux DRH et gestionnaires de paie à réception de leur déclaration lorsqu’une erreur ou suspicion d’erreur est détectée.

Dans un premier temps, seules les données utilisées pour le calcul de la retraite seront concernées par la DSN de substitution, pour garantir les droits de chaque salarié.

C’est un sujet technique qui mérite une certaine attention de la part des DRH et des gestionnaires de paie. Pour élaguer le sujet, l’Urssaf organise une webconférence le 9 octobre sur le thème «  DSN de substitution : comment éviter les erreurs et préserver les droits de vos salariés ? ».

« L’objectif de l’Urssaf n’est pas de recourir automatiquement à la DSN de substitution. Nous souhaitons d’abord accompagner les entreprises à la régularisation de leur DSN sans attendre la réception du CRM de rappel annuel de mars 2026 », indique Ghania Abbar au nom de l’Urssaf Caisse nationale.

Les éditeurs de solutions de gestion de la DSN prennent position sur cette nouvelle étape.

« La DSN de substitution représente un défi majeur pour les entreprises, avec des conséquences potentiellement lourdes sur les plans financier, organisationnel et social. Pour anticiper ces évolutions et éviter les écueils de la DSN de substitution, il est crucial pour les employeurs de mettre en place une démarche proactive de fiabilisation de leurs données », évoque ZenDSN.

Fin 2024, Cegid préparait aussi le terrain de la DSN de substitution avec le lancement Cegid DSN Contrôle, une solution de contrôle et d’amélioration de la qualité de la DSN.

Une mobilisation qui concerne les écosystèmes de tous les éditeurs de solutions. C’est le cas d’Act-On Group (RH, Data & Technologie), partenaire de Cegid.

« Nous sommes dépendants des informations livrées par Cegid pour le passage à la DSN de substitution sur le volet technique. Cegid a commencé à communiquer dessus mais nous n’avons pas encore la mécanique globale. Nous organiserons des ateliers pour chaque client pour préparer le passage à la DSN de substitution », évoque Kevin Audouys, Manager BU Cegid d’Act-On Group, dans le retour d’expérience réalisé en commun avec Céline Poujade, Responsable Paie Adjointe chez Nexans.

La prochaine étape du déploiement de la DSN de substitution ne manquera pas de susciter l’intérêt de toutes les parties prenantes.