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Logiciel de gestion du personnel : pourquoi son usage est essentiel

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Carrière, congés, paie, recrutement, formation…La gestion du personnel englobe de nombreuses missions transversales. Ces tâches représentent un coût administratif important pour l’employeur. Un logiciel de gestion du personnel permet de répondre à ces besoins opérationnels et de réduire le temps dédié à ces tâches chronophages.

Logiciel de gestion du personnel : pourquoi son usage est essentiel - © D.R.
Logiciel de gestion du personnel : pourquoi son usage est essentiel - © D.R.

Un logiciel de gestion du personnel : pour quoi faire ?

Pour comprendre l’intérêt de l’usage d’un tel logiciel, il est important d’appréhender la gestion du personnel. Tout employeur devra établir une stratégie pour y parvenir avec des objectifs à atteindre.

Traditionnellement appelée « gestion des ressources humaines », la gestion du personnel va englober l’ensemble des décisions qui gouvernent la vie professionnelle des salariés de leur recrutement jusqu’à leur départ de l’entreprise.

Cette gestion comprend dans son périmètre aussi bien les relations : 

  • entre employés, managers et la direction d’entreprise,
  • entre tous les collaborateurs. 

Initialement, la gestion du personnel n’avait qu’une fonction administrative voire bureaucratique : paie, planification, etc. A partir des années 50, un aspect plus “humain” s’est s’ajouté au périmètre initial lié à l’épanouissement du personnel dans un cadre professionnel.

De facto, il existe des tâches opérationnelles et d’autres se révèlent plus fonctionnelles ou sociales :

  • la formation continue,
  • le développement des compétences,
  • l’accompagnement des salariés. 

Par conséquent, le périmètre des fonctions allouées aux responsables de gestion du personnel a été élargi.

Pourquoi faut-il privilégier l’usage d’un logiciel de gestion du personnel ? 

Nous l’avons vu : non seulement les tâches opérationnelles prennent du temps mais elles représentent un coût important à l’employeur. Néanmoins, elles sont obligatoires, même si leur valeur ajoutée en matière de productivité pour l’entreprise reste limitée.

Autre élément à souligner : la complexité de leur traitement va entraîner fréquemment des erreurs de la part de l’employeur, qui vont inévitablement dégrader la relation avec - et entre - les salariés. 

Fort du caractère répétitif et régulier de ces tâches, des acteurs issus des nouvelles technologies développent des solutions pour automatiser ces process. C’est dans cette dynamique favorable que les logiciels de gestion de personnel ont émergé.  L’usage d’un logiciel de gestion de personnel fait partie de la digitalisation du pôle de la gestion administrative et des aspects connexes.

Concrètement, les avantages de cette transformation de la fonction de gestion des ressources humaines va se traduire par :

  • une réduction importante des coûts ;
  • une optimisation majeure du temps ;
  • l’augmentation de la productivité.

Aujourd’hui, cette automatisation ne concerne plus aujourd’hui que les grandes entreprises. En effet, pour les TPE et les PME, le fait de désigner un responsable à la gestion du personnel ou d’allouer des ressources humaines à cette fonction reste aussi coûteux.

Un module de gestion du personnel présente aussi des avantages du côté du personnel car il permet l’accès direct au SIRH de l’entreprise pour obtenir plus rapidement les documents le concernant.   

Quels sont les types de logiciels de gestion du personnel disponibles sur le marché aujourd’hui ?

Il existe autant de variété de logiciels de gestion du personnel que de tâches opérationnelles relevant du département des ressources humaines. Certains d’entre eux,  qui évoluent dans la catégorie des SIRH, permettent de traiter plusieurs de ces tâches de manière simultanée. 

Ils sont généralement regroupés dans ces catégories :

  • Gestion de la paie : calcul et paiement des salaires, décompte des congés, versement des indemnités, délivrance de bulletins de paie, obligations déclaratives pertinentes.
  • Gestion des talents dans le sens du traitement et de l’automatisation des fonctions suivantes : recrutement, rétention des talents, suivi des performances des employés, gestion des processus de recrutement et de sélection, périodes de formation, accompagnement professionnel des salariés.
  • Administration du personnel : ce sont des tâches qui vont s’articuler autour du décompte du temps de travail, de la gestion des absences, de la planification des RH et autres tâches associées. 

Choisir de déployer un logiciel SIRH doit découler d’une réflexion de l’employeur en collaboration étroite avec les responsables RH. Tous les besoins spécifiques de l’entreprise doivent être identifiés avec précision pour sélectionner le meilleur outil.  

Certains logiciels se révèlent modulables et personnalisables. Ils permettent ainsi aux personnes les moins aguerries à ce genre d’outils de s’adapter et de changer facilement ces processus en fonction des besoins réels. 

Comment déployer un logiciel de gestion du personnel dans votre société ? 

La décision d’adopter un logiciel de gestion du personnel entraîne plusieurs conséquences en entreprise au niveau des DRH.

  • Soyez attentif aux modifications d’organisation de travail. Selon le Code du Travail, tout aménagement important, susceptible de modifier les conditions de santé et de sécurité ou encore les conditions de travail, doit obligatoirement faire l’objet d’une consultation des Instances Représentatives du Personnel (IRP). En cas de recours, la justice se montre sensible et vigilante à l’égard de l’introduction de technologies nouvelles qui peuvent altérer l’organisation habituelle de l’entreprise.
  • Réalisez un benchmark des outils SIRH que vous souhaitez introduire. Cette analyse permet de définir si le projet est suffisamment important et disruptif pour vous.  -
  • Prévoyez une vigilance accrue vis-à-vis de la protection des données personnelles des employés, conformément au cadre de loi applicable (RGPD en Europe).

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