SIRH : quels points de vigilance en cas de sauts technologiques ?

Quels usages au sein du SIRH des nouveaux sauts technologiques ?

3 experts de la HR Tech ont partagé leurs points de vue sur les points de vigilance en cas de bascule lors d’un atelier organisé dans le cadre des Rencontres DPRH qui se sont déroulées le 20 juin à Paris.

• Didier Rouxel, consultant SIRH, cabinet DRH.I.S ;
• Amandine Gérard-Deprez, responsable SIRH & reporting /BI chez EY ;
• Benoît Paris, Head of Global HR Tools & Data MF BRANDS (maison mère des marques de mode Aigle, Gant, Lacoste et The Kooples).

Didier Rouxel, DRH.I.S : « Au sein même du SIRH, les durées d’usages des modules varient beaucoup »

Des cycles de vie produits et modules hétérogènes

« Les utilisateurs voient le SIRH comme une palette de services avec des modules métiers plus que comme un système. Ils oublient que, sans données fiables et cohérentes, ce ne sont que des petits automates spécialisés. »

« C’est pourquoi certains éditeurs de suites intégrées estiment que les données RH font partie de leur pré-carré avec leur approche centralisatrice. Cela devient plus compliqué avec une autre catégorie d’éditeurs, plus spécialisés et dont la gestion des données n’est pas le métier principal ».

• « Au-delà de ces différents sauts technologiques SIRH observés, il faut prendre en compte le niveau de maturité des entreprises dans l’exploitation d’outils RH. Arbitrer entre les modules déjà embarqués et les besoins d’évolution. Ce lien entre systèmes déjà installés, émergents ou exploratoires est au cœur des discussions. La “time line” sera différente selon des besoins de maintenance, d’évolution du SIRH à moyen terme ou de remise en cause globale. »
• « Au sein même du SIRH, les durées d’usages des modules varient beaucoup. Par exemple, le cycle de vie d’un moteur de paie peut se situer dans une fourchette de 9 à 15 ans. Il se révèle plus court avec les systèmes Talents comme les ATS de recrutement, intégrés ou exploités en best of breed. Cette distorsion dynamique intra SIRH est amplifiée par le recours généralisé au mode SaaS pour les solutions RH. »

La gestion des données

« L’important est de mesurer l’impact et l’intérêt de ces technologies dans votre propre trajectoire SIRH. Je vais me concentrer sur le core HR, sur ce qui constitue le capital informationnel en RH : la gestion des données.

• Comment sont-elles structurées ?
• Comment sont-elles sécurisées ?
• Comment sont-elles archivées ? »

Du core RH vers le SIRH

• « Le core RH étant enfoui dans l’infrastructure, on a tendance à l’oublier. Pourtant, c’est une pièce stratégique.
• Le fait d’élaborer un core RH bien structuré peut nécessiter entre 4 et 6 mois. Ce socle représente beaucoup de travail en coopération avec les directions métiers et les DSI pour déterminer ce qu’est vraiment la donnée collaborateur, la localisation du stockage des données, l’architecture globale (centralisée, décentralisée), la sécurité, et la compliance.
• Les discussions qui viennent ensuite sur les volumes métiers ou l’expérience utilisateur s’évaporent s’il n’existe pas au préalable une qualité durable de données.
• Pour avancer dans le core HR et évoluer vers un SIRH global, il faut bien identifier les maillons dans une architecture master/slave et adopter une approche data-Driven. L’objectif est de savoir où transitent les éléments fondamentaux dans votre réseau.
• Au-delà, il faut également prendre en compte les systèmes d’interfaçage comme les API à intégrer dans le projet et qui se révèlent compliqués avec une prise en main par des DSI au final.
• Dans la vague technologique 2023-2030, l’intégration de l’IA dans la partie core HR et SIRH est à prévoir, tout en prenant du recul vis-à-vis des promesses technologiques des éditeurs. Il vaut mieux privilégier la position du ‘suiveur agile’ dans les technologies pour éviter d’essuyer les plâtres en effectuant les tests en premier. »

Amandine Gérard-Deprez, EY : « Avec un bond technologique, il faut bien cerner l’intégration SIRH »

Dispositions générales

« Il est nécessaire d’établir plusieurs prérequis avant d’envisager une réflexion sur un saut technologique dans la sphère RH ou de franchir le pas, car l’impact des process est très fort dans ce contexte. Il faut :

• Se concentrer sur la notion de service car Implémenter une solution pour une solution n’a pas de sens ;
• Être aligné à la politique RH et servir la performance RH ;
• Disposer d’outils en support de ce service ;
• Ne pas perdre en route les collaborateurs ;
• Maintenir le contrôle des données RH. »

Jonctions avec les start-ups

« Parmi les sauts technologiques, la marketplace d’applications RH avec les process métiers se trouve à côté du core RH : recrutement, formation, paie, GTA, administration du personnel, pilotage RH (BI). Il existe des centaines de start-ups qui évoluent dans cet écosystème autour du SIRH. »

« Il faut :

• S’assurer que les start-ups proposent une valeur ajoutée en termes de service et qu’elles couvrent des domaines de finalité réelle ;
• Embarquer au sein de l’organisation toutes les parties prenantes dans une méthodologie projet (technique, juridique, DPO…) ;
• Organiser des POC sur plusieurs mois avec les start-ups pour évaluer les solutions sur le terrain, en évitant l’effet “plat de spaghetti” (c’est à dire enchevêtrement de solutions autour du SIRH) ;
• Evaluer les coûts financiers (développement en temps/homme, « run », maintenance…).« 

Des exemples dans la palette de services associés à des sauts technologiques

• des entretiens vidéo sur le volet du recrutement ; 
• la génération par IA de comptes-rendus d’entretiens ;
• des bots pour gérer la paie, notamment pour faciliter un rapprochement des IJSS ;
• le développement par IA générative du branding et l’élaboration de campagnes de marque employeur ;
• la réalité virtuelle exploitée pour l’onboarding, la présentation des activités de la société, le gaming learning ou la formation. »

Les préconisations globales pour accompagner ce bond technologique

• « S’assurer de la qualité des données au préalable ;
• Bien cerner l’intégration SIRH en prenant en compte les interfaces des éditeurs tiers (API) ;
• Garder une maîtrise du projet en évitant la précipitation. »

Benoît Paris, MF Brands : « L’omnicanalité arrive avec le décloisonnement applicatif »

Génération Z d’emblée en mode ATAWAD

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  « Dans les organisations, les utilisateurs de la génération Z deviennent exigeants pour une disponibilité optimale des outils RH digitaux en mode ATAWAD (« Any Time, Any Where, Any Device »).

• « À propos de l’expérience utilisateur sur fond de sauts technologiques, les grands acteurs du numérique grand public déterminent les standards. Pour développer les usages des outils numériques, il faut étouffer les efforts de formation spécifiques et exploiter les ergonomies et les fonctions déjà exploitées par les applications grand public. Tout doit devenir instantané dans les usages avec une ergonomie facile à appréhender par l’utilisateur final. »

À prévoir dans le futur

• « L’application qui viendra solliciter l’utilisateur pour la validation de tâches. Par exemple, le logiciel de paie qui enclenche un process automatique de réactualisation des données personnelles à confirmer tous les 2 ans par le collaborateur concerné, qui reçoit une notification push dans ce sens sur son poste de travail.
• C’est une grosse différence en termes de complétude et de qualité de données : la responsabilité n’est plus au sein du SIRH, elle est placée dans les mains du collaborateur.
• Un système similaire en mode push peut être conçu avec un CSP paie qui propose un chatbot répondant d’emblée aux 5 premières questions les plus récurrentes. »

5 considérations pour le futur du SIRH

• « Les mises à jour des solutions RH doivent être permanentes compte tenu des changements réguliers de législation, des correctifs de cybersécurité et les montées de version doivent être transparentes.
• L’omnicanalité arrive avec le décloisonnement applicatif. L’utilisateur doit disposer de l’accès à toutes les applications, tout en restant dans son environnement numérique et collaboratif familier (Microsoft Teams, Slack ou ServiceNow par exemple).
• L’expérience collaborateur est à percevoir comme une expérience client. Dans les nouveaux usages à venir, les fonctions de communication instantanée et de saisie de messages en speech-to-text, très prisées par les jeunes avec leurs smartphones, se développeront dans les applications RH. La notion de services à travers les outils de messagerie instantanée devient omniprésente.
• L’apport positif des technologies comme ChatGPT est à favoriser. Même s’il faut prendre du recul sur certains points avec cet agent IA conversationnel. Les réponses apportées sont-elles pertinentes ? Quelle est l’exploitation des données derrière ? Les services sont-ils hébergés en Europe ?
• La technologie met à disposition des nouveaux services mais aussi des nouveaux pouvoirs. Nous avons aussi des enjeux de conformité règlementaires au niveau européen sur la protection des données personnelles (RGPD) et de sécurité informatique. Nous traitons des informations critiques dans nos systèmes RH qui engagent la responsabilité de l’employeur. Au nom de l’image de l’entreprise et de la marque employeur, il vaut mieux éviter des risques collatéraux comme le bad buzz. »

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