Webinar e-Think RH : quelles plateformes de collaboration à distance ? (synthèse et vidéo)

Pour cette période de Noël, RH Matin vous propose un récapitulatif des tables rondes organisées le 15 décembre 2020 dans le cadre du programme e-Think de notre partenaire média News Tank RH, ainsi qu’un accès à la session de rattrapage vidéo.

Les échanges ont été alimentées sous cette grande thématique « Crise sanitaire et télétravail : révélateur ou accélérateur de transformation majeures ». 

Voici le volet 2 :  

Plateformes collaboratives de télétravail : « Maintenir l’engagement de nos salariés » (Nicolas Rolland)

« Démocratiser l’usage de la visioconférence dans le travail » (Emmanuelle Germani)

• « Dans ce contexte de massification du télétravail, Kaporal a choisi d’opter pour Office 365 dès le premier confinement. Ce choix a été relativement simple, car nous menions alors déjà la migration de notre SI sur Microsoft afin de l’homogénéiser.
• Habituellement, nos collaborateurs exploitaient en priorité Skype. Mais dans la mesure ou cette application permettait de mettre en place le premier niveau de communication : celui de démocratiser l’usage de la visioconférence dans le travail. Nous avons pris le temps ensuite d’acculturer les équipes, en commençant par la direction, à Teams. Il a fallu convaincre de l’intérêt de la dimension collaborative de l’outil, qui apporte beaucoup de possibilités que Skype ne permet pas. »

« Enrichir l’expérience collaborative » (Nicolas Rolland)

• « En tant que directeur de la transformation, mon équipe et moi travaillons notamment sur l’engagement des collaborateurs. Et dans cette activité d’engagement s’inscrit un volet d’adaptation aux nouveaux modes de travail. Depuis le premier confinement de mars 2020, 60 à 70.000 de nos collaborateurs, sur 170.000, ont été en télétravail, ce qui a bien entendu demandé une adaptation, en matière d’outils de travail notamment. Maintenir l’engagement de nos salariés dans un contexte comme celui-ci nous demande de tirer profit des possibilités offertes par nos outils collaboratifs.
• Nous avons donc utilisé Teams, du fait du partenariat entre Engie et Microsoft sur sa suite bureautique. Et avec nos immenses volumes de collaborateurs en télétravail (45.000 collaborateurs connectés en moyenne par jour), déployer un outil de Microsoft à portée de tous était le meilleur choix. Pour enrichir l’expérience collaborative, nous avons beaucoup utilisé les fonctionnalités proposées par Klaxoon (synchronisation des réunions notamment) et intégrées directement dans Teams.
• Nous utilisions d’autres outils uniquement dans le cadre de formations à distance, que les serveurs Teams ne pouvaient pas toujours prendre en charge. »

Matériel et travail à distance : « Doter la majorité de nos collaborateurs d’ordinateurs portables » (Nicolas Rolland)

« Trouver des solutions agiles » (Emmanuelle Germani)

• « Nous travaillons beaucoup avec nos partenaires asiatiques, ce qui nous a permis d’anticiper la crise. Avant que le premier confinement ne soit annoncé, nous avons renforcé notre parc informatique en commandant rapidement des ordinateurs portables et en achetant des licences de VPN pour sécuriser les accès à distance à des documents sensibles. Nous avons ensuite fait le constat des activités de l’entreprise dans lesquelles la mise en place du télétravail était possible ou non.
• Dans la mesure où nous sommes dans le secteur de la mode, nos équipes créatives ont dû s’organiser pour télétravailler. En 48 heures, nous avons réussi à mettre 100 % de nos collaborateurs en télétravail. C’est l’avantage des “petites” organisations comme la nôtre, où nous sommes en capacité de trouver des solutions agiles. »

« Une stratégie pour permettre de télétravailler » (Nicolas Rolland)

• « Nous sommes, depuis plusieurs années, en flex office. Ce pari nous a permis de doter, bien avant la crise, la majorité des nos collaborateurs d’ordinateurs portables.
• Certaines de nos activités, comme celle du trading, demandent de se connecter à des serveurs spécifiques pour des raisons de sécurité. Nous avons donc déployé une stratégie pour leur permettre de télétravailler. Mais sur nos 170.000 collaborateurs, comme évoqué, “seuls” 70.000 d’entre eux pouvaient poursuivre leur activité en distanciel. »

Utilisation des outils : « Pour le travail collaboratif, le télétravail peut constituer un frein » (Emmanuelle Germani)

« Renforcer cette stratégie de travail collaboratif à distance structurée autour des outils digitaux » (Emmanuelle Germani)

• « Après la phase de mise en place des outils, il a fallu les déployer et mettre en place le travail à distance. On remarque en effet que sur le travail en silos, lorsqu’il demande des réflexions sur des temps longs, le télétravail semble permettre un gain de productivité. Mais pour le travail collaboratif, plus fréquent, le télétravail peut constituer un frein. Les outils doivent justement permettre de compenser ces lacunes sur le volet collaboratif du travail.
• Pour renforcer cette stratégie de travail collaboratif à distance structurée autour des outils digitaux, nous envisageons, en 2021, de former nos managers puis leurs équipes à l’utilisation des outils pour garantir le bon fonctionnement du collaboratif même à distance. »

« Créer des connexions, via les outils à notre disposition » (Nicolas Rolland)

• « Nous avons beaucoup travaillé sur l’appropriation des outils comme “remplacement” des bureaux. Nous avons également beaucoup formé cette année, notamment grâce à notre capacité à adapter nos offres de formation au format digital. Mais le plus dur chez nous reste de pallier ce manque de connexions informelles qui permettent le déploiement de méthodes agiles de travail et de management. »

« Nous travaillons donc à créer des connexions, via les outils à notre disposition. »

Maintenir le lien social à distance : « Le déploiement d’un réseau social d’entreprise peut constituer une alternative » (Emmanuelle Germani)

« L’intérêt du lien social dans la continuité d’activité » (Emmanuelle Germani)

• « Le déploiement d’un réseau social d’entreprise (Yammer dans notre cas) peut constituer une alternative aux échanges informels si importants pour garder le lien. Il a été un endroit où on a pu à la fois faire du professionnel, mais également du personnel pour ceux qui le souhaitaient.
• Lors du retour dans les bureaux, nous arrêterons peut-être d’exploiter cet outil, mais son intérêt durant cette crise a prouvé l’intérêt du lien social dans la continuité d’activité. »

Maintien de lien social : « Avoir la capacité d’intégrer les nouveaux arrivants » (Nicolas Rolland)

• « Nos enjeux autour du maintien de lien social dans un contexte de travail à distance massif sont clairs :
  • L’engagement des collaborateurs,
  • La capacité à intégrer les nouveaux arrivants.
• Avec Supermood, nous réalisons des “mood surveys” pour évaluer notre marge progression quant à notre capacité à répondre à ces enjeux. »

Outils de formation à distance : « Repenser totalement les méthodes pédagogiques » (Sabrina Dougados)

• « En 2015, 10 % des formations étaient dispensées en digitale, contre plus de 50 % depuis mars 2020 et le premier confinement. Disposer d’une plateforme de formation devient donc impératif pour les OF et les entreprises qui proposent des formations. Mais numériser son offre de formation demande de repenser totalement les méthodes pédagogiques. 
• Les formations digitales et les outils sur lesquels elles sont dispensées impliquent des défis sur le plan juridique. Il faut, légalement, pouvoir prouver la participation d’un apprenant à la formation. L’outil doit donc pouvoir le faire. Il faut également assurer un suivi pédagogique. L’outil doit donc être collaboratif et permettre les échanges. »