4 pistes pour réussir la dématérialisation des entretiens annuels dans les PME
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Si les grandes entreprises ont aujourd’hui bien compris que l’entretien annuel était un élément central dans la gestion des collaborateurs, les PME ont, quant à elles, encore quelques progrès à faire de ce côté-là. Une marge de progression qui passe sans aucun doute par une informatisation de ses outils de gestion
Philippe Bloquet, président de NeoSpheres, société spécialisée dans le conseil et logiciel RH, nous livre ses recommandations.
1. Ne pas s’autocensurer
Informatiser la gestion des entretiens annuels est aujourd’hui quelque chose de très simple à mettre en place grâce à l’utilisation d’outils performants. « Les PME ont aujourd’hui l’avantage d’être flexibles et de posséder une maîtrise et une bonne visibilité sur leur personnel et leurs processus, rappelle Philippe Bloquet. Elles doivent donc arrêter de penser que ce processus est complexe ou encore hasardeux d’un point de vue légal ».
2. Procéder étape par étape
« L’objectif n’est pas d’implémenter en quelques jours une nouvelle vision de ces entretiens annuels lorsque l’entreprise n’y est pas forcément prête », précise le président de NeoSpheres. Philippe Bloquet recommande ainsi de fonctionner étape par étape, en se concentrant, par exemple, la première année uniquement sur le changement du support : passer de l’entretien papier à l’entretien numérique. Et d’ajouter : « La bonne pratique consistera ensuite à introduire au fil du temps de nouvelles notions telles que la gestion des objectifs, des formations ou encore des compétences ». Concernant ce dernier point, il pourra, par exemple, être recommandé de passer de compétences saisies à la volée dans une zone de texte à la structuration de véritables fiches de postes intégrant les compétences clés et actions de formation associées.
3. Evaluer en continu
La numérisation des entretiens annuels va permettre d’apporter de la fluidité à ce processus et de « casser » l’approche monolithique souvent en place (un point unique par an). Pour Philippe Bloquet, il est aujourd’hui important pour une PME d’évaluer en continu la performance de ses collaborateurs en étant capable tout au long de l’année de capter les évènements qui les concernent. Un procédé aujourd’hui possible grâce à la mise en place d’un journal de bord numérisé. « En partageant certaines parties avec son collaborateur, le manager pourra ainsi lui souligner tout au long de l’année ses bonnes performances, puis reprendre l’ensemble de ces éléments au cours du rendez-vous annuel ».
4. Faciliter le pilotage des entretiens
Autre atout et non des moindres, la numérisation de ces entretiens annuels va faciliter le travail des responsables RH. Ainsi, la mise à leur disposition de tableaux de bord leur permet d’avoir une vision globale de l’avancée de la campagne d’entretiens annuels mise en place au sein de la société. « Elle permet également de vérifier le respect des bonnes pratiques de notation dans le cadre des évaluations de la performance et ainsi de guider les manager dans la notation de leurs collaborateurs en unifiant les notations interservices », conclut le président de NeoSpheres.
Stéphanie Marpinard