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Dématérialisation RH : Vinci Autoroutes a donné la priorité à la feuille de paie et le coffre-fort

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Salon Solutions RH 2021 : Sopra HR a invité Stéphanie Talbot, Responsable paie et SIRH chez VINCI Autoroutes Réseau ESCOTA, à donner un retour d’expérience des efforts de digitalisation des processus RH.

Atelier Sopra Steria : Stéphanie Talbot, Responsable paie et SIRH chez VINCI Autoroutes Réseau ESCOTA - © D.R.
Atelier Sopra Steria : Stéphanie Talbot, Responsable paie et SIRH chez VINCI Autoroutes Réseau ESCOTA - © D.R.

Comment progresse la dématérialisation des processus RH au sein des grandes entreprises ?

Dans le cadre d’un atelier Sopra HR organisé le 8 septembre sur le Salon Solutions RH (édition 2021), Stéphanie Talbot, Responsable paie et SIRH chez VINCI Autoroutes Réseau ESCOTA, a apporté son témoignage sous forme de retour d’expérience sur deux points associés à l’usage du digital RH :

  • l’offre de services aux collaborateurs,
  • la performance de la fonction RH (coffre-fort, signature électronique, bibliothèque RH, bulletin dématérialisé, onboarding…)

«  Nous avons initié la démarche de dématérialisation en 2016, en partant d’un constat : les salariés avaient besoin de pouvoir communiquer avec nous de façon simple », relate Stéphanie Talbot.

« Nous avons commencé par des ateliers d’idéation, avec un panel de salariés représentatifs de l’entreprise qui se sont penchés pendant quelques demi-journées sur leurs besoins digitaux liés aux RH. Cela a duré pratiquement une année ».

« Nous avons ensuite lancé notre premier portail de services en 2017, développé en interne avec quelques liens relatifs aux besoins des utilisateurs pour accéder par exemple à leur espace retraite ou mutuelle. »

Dématérialisation : priorité à la feuille de paie et au coffre-fort

Plusieurs services ou fonctionnalités ont été dématérialisés pour le personnel du réseau ESCOTA de Vinci Autoroutes :

  • « La première envie de Vinci, c’était la dématérialisation du bulletin de salaire », indique Stéphanie Talbot.
  • « Le coffre-fort dématérialisé, un service qui s’est accéléré avec la crise sanitaire, est arrivé en 2018. »
  • « En janvier 2020, nous avons lancé notre portail de service RH permettant aux salariés de communiquer avec nous ».

« À l’heure actuelle, nous atteignons presque 99 % d’adhésion sur les coffres-forts électroniques et avons peu de refus de dématérialisation (sur l’ensemble des services proposés). »

« Chaque fois que nous rencontrons un process, nous réfléchissions à la possibilité de communiquer via le coffre-fort des salariés. Lorsqu’un salarié nous demande une attestation d’emploi, nous le mettons dans ce même coffre-fort. Lorsqu’il nous envoie un courrier avec un avenant à son contrat de travail, nous lui faisons signer de façon dématérialisée et le fichier va directement dans son coffre-fort. »

Les autres efforts de digitalisation

• « En dehors du coffre-fort, nous avons dématérialisé toutes les formations à travers une plateforme dédiée. »

• « Nous avons également changé le processus d’accueil du salarié en lui envoyant de façon dématérialisée la documentation qu’il doit recevoir en arrivant chez Vinci Autoroute. Idem pour la signature de son contrat de travail. »

• « Nous avons aussi dématérialisé l’envoi des feuilles d’arrêts maladie. »

• « Depuis janvier 2020, les salariés de Vinci autoroute nous ont envoyés 14 000 demandes de dématérialisation. Cela va de l’arrêt de travail aux demandes de congés, d’attestations mutuelles et d’emploi. »

Un gain en autonomie et en productivité

« Même si le métier reste le même, les process changent pour les professionnels RH », indique Stéphanie Talbot.

Nous avons gagné en autonomie, en performance, en traçabilité et en productivité sur la dématérialisation de nos process RH.

« Il faut aussi qu’il y ait une forte collaboration avec les services IT de l’entreprise, la frontière n’étant plus marquée comme avant ».

Trois intervenants à l’atelier Sopra HR

Stéphanie Talbot, responsable paie et SIRH chez Vinci Autoroutes Réseau ESCOTA,

Charles-Henri Besseyre des Horts, président de l’Association francophone de gestion des ressources humaines,

Véronique Montamat, directrice marketing et prospective RH chez Sopra HR.

(Synthèse de l’article publié chez News Tank RH)

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